Laten we eerlijk zijn, wie wil er nou niet meer tijd om te doen waar je écht gepassioneerd over bent, zonder jezelf te verliezen in een zee van e-mails en administratieve rompslomp? In deze blog omschrijf ik het leed van de grote hoeveelheid mails die onnodig kunnen zijn als jij dit eens goed onder de loep neemt en hoe je juist wel efficiënt mail kunt inzetten voor bijvoorbeeld jouw klantonboarding. Mail wordt vaak nog op traditionele wijze gebruikt terwijl er zo ontzettend veel meer mee mogelijk is als je het efficiënt inzet.
13 uur per week
Dat is hoeveel tijd de gemiddelde persoon besteedt aan werkgerelateerde e-mails. Nu vraag je je misschien af, geldt dat ook voor online ondernemers? Zij werken vaak vanuit huis, zonder collega’s om even mee te kletsen, en hebben misschien ook nog een VA op afstand, wat betekent dat er ook nog eens veel e-mailverkeer is omdat er minder persoonlijke contacten in je directe omgeving zijn, zoals op kantoor.
En bedenk eens, hoe vaak verstoren die e-mails jouw focusblok? Telkens moeten schakelen tussen je werk en het beantwoorden van mailtjes kost ontzettend veel energie (tip om niet afgeleid te worden in jouw focusblok: zet de Forest-app) aan Gelukkig zijn er oplossingen. Structuur aanbrengen, prioriteiten stellen…. Dit lees je veelal op internet of hier kan een VA bij helpen. Maar wat dacht je van het voorkomen van die volle inbox?
Stel je eens voor: minder e-mails die binnenkomen omdat je aan de voorkant betere informatievoorziening hebt. Voor online ondernemers is een groot deel van die e-mails waarschijnlijk ‘klantenservice’ gerelateerd. Mensen hebben vragen over je cursus, ze kunnen niet bij de content, ze begrijpen niet hoe het werkt. Je kunt hier een VA opzetten die misschien 80% hiervan op zich neemt. Maar als je verder denkt…
Wat doe je dan? Maak een goede FAQ. Of nog beter, werk met een chatbot die een groot deel van die vragen al kan beantwoorden voordat ze überhaupt in je inbox belanden. En kijk eens kritisch naar alle newsletters die je binnen krijgt. Hoeveel hiervan zijn relevant voor jou?
Daarnaast natuurlijk je klanten, waarmee je waarschijnlijk ook veel mailcontact hebt. Misschien verzenden jouw coachees alles via e-mail in plaats van een gezamenlijke cloud, en loopt alle communicatie via e-mail in plaats van een projectmanagementtool zoals Trello. Het is zinvol om te bekijken welke typen mails er binnen komen zodat je de stroom van e-mails kunt verminderen en die 13 uur per week aan andere dingen te besteden. Hier zit echt een flinke tijdwinst in wat veel ondernemers zich niet realiseren.
Een geautomatiseerde én persoonlijke klantonboarding
Het is eigenlijk best verbazingwekkend hoeveel ondernemers nog handmatig doen. Zo ook in je onboardingsproces. Jouw klantonboarding is een cruciaal onderdeel voor de start van een samenwerking. Je wilt je klanten in een warm bad wilt laten belanden. Je wilt dat ze meteen kunnen beginnen, alle informatie duidelijk is, en ze automatisch toegang krijgen tot bijvoorbeeld je online training. Maar waarom zou je al die handelingen handmatig verrichten als je toch al slimme systemen tot je beschikking hebt?
Al die handmatige (bevestigings)mails, administratief werk, voorbereiding van samenwerkingen, toegang geven tot je online leeromgeving, handmatige opvolging… dat kost een hoop tijd en hoeft echt niet.
Zonde als je het mij vraagt, want je hebt alle tools in handen om hierin veel te automatiseren. Eigenlijk kun je alles aan elkaar koppelen; zie het als een domino effect.
“Is het dan niet onpersoonlijk?” Eén van de eerste vragen die dan gesteld wordt…
Mijn antwoord: absoluut niet! Je kunt super veel personaliseren, zelfs in je automatische onboardingsproces.
Dus, hoeveel heb jij al geautomatiseerd in je bedrijfsprocessen? Misschien wordt het tijd om die to-do lijst wat korter te maken. Ja, dit proces kost even tijd maar denk er eens aan hoeveel tijd je er daarna voor terugkrijgt en wat je daarmee kunt. Wat het ook is: Steek even tijd in het opzetten ervan en weet dat ik je hiermee goed kan helpen. Hopelijk geven deze tips je alvast een idee. Naast dit kan ik je nog veel meer tips en ideeën geven, en help ik je met de uitvoering en techniek. We kunnen vrijblijvend even sparren of vraag mij naar de quickscan waarbij ik je gepersonaliseerd, op jouw situatie gericht, meteen kan inspireren wat er (nog meer) mogelijk is om slimmer en efficienter te werken voor meer tijdwinst, headspace, rust, balans en continuïteit.
Vind je dit interessant? Volg mij voor meer inspiratie op LinkedIn en Instagram.