Wat is Trello en hoe gebruik je het om werkprocessen te automatiseren?
Trello is een visuele tool voor werk- en projectmanagement waarmee je al je processen slim en overzichtelijk organiseert. Of je nu werkt aan een contentplanning, klantenproces of bedrijfsstrategie: Trello is de ideale tool om structuur en rust te creëren in je dagelijkse workflow. Dankzij de flexibele indeling met borden, lijsten en kaarten kun je je werk exact afstemmen op jouw manier van denken en werken. En het wordt nog interessanter als je Trello inzet voor automatisering.
Wat veel ondernemers niet weten: Trello is méér dan een takenlijst. Met ingebouwde functies zoals Butler én externe integraties met tools zoals Google Drive, Zapier en Slack, verandert Trello in een krachtige automatiseringshub. Het is dé manier om terugkerende processen te stroomlijnen, tijd te besparen en je hoofd vrij te maken.
Op deze pagina ontdek je:
- Hoe Trello is opgebouwd
- Welke functies en automatiseringen het platform zo krachtig maken
- Voorbeelden van workflows voor solopreneurs en teams
- Vergelijkingen met andere tools én praktische tips
De basis: hoe werkt Trello?
Trello werkt met:
- Workspaces: Verzamel alle relevante borden rond één thema of team.
- Borden: Elk bord is een project of proces, zoals je salesfunnel of contentplanning.
- Lijsten: Onderverdelingen binnen een bord, bijvoorbeeld ‘Ideeën’, ‘In uitvoering’, ‘Live’.
- Kaarten: Concrete taken, notities, afspraken of documenten die je kunt voorzien van labels, deadlines, checklists, bijlagen en verantwoordelijken.
De kracht zit in de eenvoud. Alles is visueel, versleepbaar en aanpasbaar. Je ziet in één oogopslag waar je staat – alleen of als team.
Automatiseren binnen Trello: slimmer werken met Butler
De ingebouwde automatiseringsfunctie Butler maakt repetitieve acties overbodig. Je kunt Trello bijvoorbeeld automatisch laten:
- Kaarten verplaatsen bij voltooide checklists
- Labels toevoegen bij naderende deadlines
- Notificaties sturen bij statuswijzigingen
- Checklists genereren zodra een kaart in een specifieke lijst komt
Zo worden je processen niet alleen overzichtelijk, maar ook grotendeels zelfsturend.
Koppelingen met andere tools: Trello als automatiseringshub
Trello integreert moeiteloos met tools die je al gebruikt:
- Google Drive/Dropbox voor documentbeheer
- Slack/Teams voor teamcommunicatie
- Zapier/Make om Trello te koppelen aan honderden andere tools
- Mailblue, Calendly, ActiveCampaign, Google Calendar voor CRM, e-mail en planning
Een voorbeeld? Je kunt Trello automatisch kaarten laten aanmaken vanuit formulieren, taken laten verplaatsen op basis van afspraken in je agenda, of CRM-updates bijhouden zonder handmatig werk.
Praktische Trello automatisering: concrete toepassingen
Trello kan veel meer dan alleen structuur bieden – het helpt je ook om tijd te besparen door terugkerende taken en workflows te automatiseren. Hier zijn enkele veelvoorkomende toepassingen:
- Nieuwe aanmeldingen uit je salesfunnel worden automatisch toegevoegd aan je onboarding board, compleet met een checklist, eigenaar en deadline.
- Factuurvervaldata leiden tot automatische herinneringen via e-mail of Slack, mét kleurcode op je bord.
- Leads uit je emailmarketing systeem komen automatisch op je leadsbord
- Terugkerende taken – zoals weekstarts, klantupdates of rapportages – worden automatisch opnieuw aangemaakt op het juiste moment, compleet met checklist en label.
Met Butler stel je deze regels eenvoudig zelf in. En via Zapier of Make kun je workflows bouwen waarbij bijvoorbeeld:
- een inschrijving via Typeform direct een nieuwe kaart aanmaakt,
- of een boeking in Calendly een taak in Trello start,
- een e-mailtrigger in Mailblue een contentproductie-kaart genereert,
- of je volledige onboarding integreren met je Trello workflow.
Zo laat je Trello samenwerken met je andere tools en ontstaat er een naadloze, zelfsturende workflow.
Waarom Trello een slimme keuze is
Trello is laagdrempelig én schaalbaar. Of je nu net begint met structuur aanbrengen of al werkt met een team: je groeit vanzelf mee. Waar andere tools vaak complex zijn, voelt Trello intuïtief aan – zelfs met alle automatiseringen.
Belangrijkste voordelen:
- Snel starten, visueel overzicht
- Geen technische kennis nodig
- Volledig aanpasbaar
- Krachtige integraties
- Ideaal voor ondernemers die structuur én flexibiliteit zoeken
Zoek je een workflowtool die niet alleen overzicht geeft maar je ook tijd teruggeeft? Dan is Trello jouw startpunt voor slimmere systemen en geautomatiseerde groei.
Veelgestelde vragen
Wat moet je weten over Trello planning voor persoonlijke en zakelijke projecten?
Hoe maak je een effectief To-Do Trello board?
Wat zijn de beste Trello tips om productiever te werken?
Welke Trello prijzen zijn er?
Wat zijn de voordelen ten opzichte van andere tools?
Hoe ziet een typische Trello workflow eruit voor projectmanagement?
Wat kun je met Trello doen om je to-do lijsten te beheren?
Hoe werkt Trello planning voor teams?
Kan ik bij jou standaard borden kopen?
In principe niet, ik geloof in maatwerk. Maar voor een contentworkflow heb ik geautomatiseerd bord in mijn online training Social Shift
Volg mij op social media!
Hier deel ik veel inspiratie, tips en praktische oplossingen om jouw online workflow next level te brengen
voor meer rust, headspace, tijdwinst, continuiteit én winst!
Nederland
BTW: NL004882586B30