Zoals je inmiddels van me weet ben ik hélemaal pro rust, structuur en overzicht en gun ik dat elke ondernemer ook. Niet voor niets dat ik Virtual Assistant ben geworden!
Allereerst wil ik noemen dat een planning nooit sluitend kan zijn. Je weet namelijk nooit wat er opeens tussendoor komt in je dag. De grootste tip die ik daarvoor meteen kan geven is: plan elke dag een blok voor onvoorziene taken in. Bijvoorbeeld voor een spoedklus of een storing in je systeem. Heb je dit blok niet nodig? Je kunt hem altijd vullen met andere to do’s of vullen met een stukje me-time (ook heel belangrijk!)
Hou je planning realistisch
Een andere belangrijke tip: houd je planning realistisch. Je kunt onmogelijk 20 uur in een 8-urige werkdag proppen. Dat klinkt simpel, maar vaak wordt dit onderschat en zijn je dagen te vol. Het gevolg daarvan is dat het opschuift maar morgen of naar ‘ik doe het binnenkort wel even’ en er ook nog buikpijn van hebt. Wees kritisch op wat je inplant en stel de juiste prioriteiten. Niet alles hoeft meteen af! En door een goede planning, kun je ook de juiste verwachtingen delen met je klant.
Hoe maak je een goede planning?
Er zijn verschillende manieren om te plannen. Hoe drukker je het hebt hoe meer aandacht je mag geven aan een overzichtelijke planning, als je het mij vraagt. Maar hoe maak je een goede planning?
- Houd rekening met hoeveel tijd je te besteden hebt. Welke taken moeten er sowieso uitgevoerd worden? En wat kan daar nog bij wat iets meer flexibele ruimte heeft?
- Plan grote projecten in. Maak een stappenplan wat er wanneer moet. Ook de feedbackmomenten met je klant, indien dat van toepassing is. Zo weet jij wanneer je wat moet opleveren en wanneer je weer verder kunt. Schat per stap in hoeveel tijd je nodig hebt en plan dat in.
- Maak een eenvoudig overzicht in een planbord, zoals Trello. Welke taken moet je echt zelf en doen en welke kun je ook uitbesteden, bijvoorbeeld bij een Virtual Assistant.
Maak grote taken kleiner of cluster deze
Waarschijnlijk heb je een aantal terugkerende taken in je planning, zoals je administratie. Wacht niet tot het einde van het kwartaal om dit allemaal tegelijk te doen, maar maak hier wekelijks een half uurtje tijd voor vrij in je planning. Mijn advies is om dit goed bij te houden; zo blijft het behapbaar. Als je jouw administratie niet goed bijhoud dan wordt het een flink zootje. Facturen die je te laat betaald, facturen die je vergeet te versturen, je btw aangifte te laat… Misschien herken je het wel. Het gaat van kwaad naar erger, en zo wordt het een klus die je maar blijft uitstellen. Het kost allemaal erg veel headspace waardoor jij niet fijn in je werkdag zit, of nog erger: ’s avonds je werk niet kunt loslaten door dit soort open eindjes.
Een goede efficiënte administratie geeft rust in je hoofd. Wanneer je ergens geen zin in hebt en het laat liggen, wordt het alleen maar lastiger er aan te beginnen. Dat is met alles zo. Maak dus van je administratie een wekelijks terugkerende taak als je je planning gaat maken. Ikzelf doe dit altijd meteen aan het begin van de week. Zo kan ik open eindjes in de administratie meteen oplossen, eventueel in dat flexibel blok op mijn planning.
Mijn planning in Trello
In Trello heb ik een kolom met wekelijkse en maandelijkse terugkerende zaken die ik makkelijk kan afvinken zodat ik ze niet vergeet én ze op een vast moment uitvoer. Daarin staat ook mijn contentblok om maandelijks en wekelijks met mijn social media aan de slag te gaan. Zo hoef ik niet ’ter plekke’ iets te bedenken maar kan ik gestructureerd en gefocust met mijn social media content aan de slag. Mijn social media workflow leer in je in mijn online training Social Shift. Naast administratie en social media zijn er misschien nog meer terugkerende taken die je op deze manier kunt uitvoeren. Heb je daarnaast al gekeken welke taken je kunt automatiseren of kunt uitbesteden?