In het hectische leven van vandaag is structuur een waardevol hulpmiddel om grip te houden op je werkdag en effectief taken te volbrengen. Voor mij persoonlijk is structuur essentieel; het stelt me in staat om met volle focus aan mijn taken te werken, en niet steeds denk aan wat ik echt niet mag vergeten. Dat zorgt er namelijk voor dat je hoofd altijd overuren draait. Zonder structuur heb je geen grip op je werkdag en kun je verwachtingen naar je klanten lastiger managen of moet je vaak veel meer schakelen dan nodig is.
De kracht van structuur
Zonder structuur draait je hoofd overuren en heb je weinig grip op je werkdag. Dit kan het managen van klantverwachtingen bemoeilijken en leiden tot onnodig veel schakelen tussen taken. Structuur brengt rust en orde, en uiteindelijk bespaart het kostbare tijd.
Bepaal je werkwijze
Hoe breng je structuur aan in je werk? Het begint met het bepalen van een werkwijze voor verschillende aspecten, zoals je agenda, mailbox, documenten, notities en to-do lijsten. Als je dit lastig vindt, analyseer dan je huidige proces om te ontdekken waar je vaak vastloopt en hoe je dit kunt optimaliseren. Het kost even wat tijd om allemaal efficient in te richten, maar het geeft zoveel rust en overzicht én uiteindelijk bespaart het je ook nog een hoop tijd. Enkele tips:
1. Maak een planbord met Trello
Een effectieve manier om structuur aan te brengen is het gebruik van een planbord, bijvoorbeeld in Trello. Creëer borden voor afspraken, to-do’s, social media planning, belangrijke documenten, etc. Centraliseer al je werkzaamheden voor een fijn overzicht. Creëer inzicht en overzicht.
2. Orden je Mailbox
Breng orde aan in je mailbox door gebruik te maken van duidelijke (klant)mappen, een archief en tags. Vooral het werken met tags is handig als je met meerdere personen een mailbox deelt.
3. Minimaliseer Submappen
Houd je documentstructuur en notities overzichtelijk door niet te veel submappen te maken. Een overdaad aan mappen kan het tijdrovend maken om te bepalen waar je iets het beste kunt plaatsen en ook weer terug te vinden (“waar had ik dat ook alweer opgeslagen?”). Denk dus goed na welke documenten je nog nodig hebt en hoe je nieuwe documenten het beste kunt opslaan.
Neem de tijd om je werkprocessen te analyseren en te achterhalen wat nog beter en slimmer kan. Dit kost even wat meer tijd, maar een goede workflow zal je uiteindelijk veel rust en tijd opleveren. Ga dus lekker aan de slag aan de slag met bovenstaande tips en zie welke winst jij snel kunt maken! Heb je hulp nodig bij het optimaliseren van je processen? Laat het me weten! Samen kunnen we zorgen voor meer rust en efficiëntie in jouw werk.