Als online workflow specialist help ik ondernemers bij het optimaliseren van hun bedrijfsprocessen. Mijn expertise ligt in het creëren van efficiënte workflows die leiden tot tijdwinst en ga je lichter ondernemen. In deze blogpost deel ik mijn inzichten over de beste tools om je workflow te optimaliseren, gebaseerd op mijn zes pijlers van tijdwinst: automatiseren, systemen en processen, structuur en overzicht, projectmanagement, planning, en mindset.
Worstel je overvolle agenda’s, chaotische werkprocessen en het gevoel constant achter de feiten aan te lopen? Herken je dat gevoel dat je tijd lijkt te besteden aan het managen van je werk dan aan daadwerkelijk ondernemen? Voel je dat het allemaal slimmer kan maar je weet niet waar je moet beginnen? Je bent niet alleen. De zoektocht naar de juiste tools om processen te stroomlijnen kan op zichzelf al een tijdrovende klus zijn. Daarom deze blogpost; welke tools ik zelf graag inzet om tijdwinst te creëren.
Trello: jouw projectmanagement tool
Laten we beginnen met Trello, een tool die voor mij persoonlijk de voorkeur heeft boven het populaire Notion. Trello biedt mij al het overzicht dat ik nodig heb voor mijn bedrijf. Van contentplanning tot to-do lijsten, van langetermijnplanning tot ideeënborden en klantreizen – alles zit erin.
Een groot voordeel van Trello is de intuïtieve interface die visueel overzicht biedt. Dit maakt het niet alleen makkelijk voor jou om je eigen taken te beheren, maar ook om samen te werken met klanten of teamleden. De structuur laat je snel zien waar je staat in verschillende projecten – als je dan slim inricht en eventueel ook automatiseert.
Want wat Trello echt onderscheidt, zijn de uitgebreide automatiseringsmogelijkheden. Je kunt herhalende taken automatiseren, wat enorm veel tijd bespaart. Denk aan het automatisch toewijzen van taken, het verplaatsen van kaarten tussen lijsten op basis van bepaalde triggers, of het sturen van herinneringen of notificaties. Deze automatiseringen zorgen ervoor dat je je kunt focussen op de belangrijke aspecten van je onderneming, in plaats van verstrikt te raken in regeltaken en administratie.
Zapier: automatisering next-level
Als we het hebben over processen automatiseren, dan kunnen we niet om Zapier heen. Deze tool is zo veelzijdig dat het bijna onmogelijk is om alle mogelijkheden in één alinea te vatten. Zapier stelt je in staat om verschillende apps en diensten met elkaar te laten communiceren, waardoor je workflows kunt creëren die voorheen onmogelijk leken. Op het moment van schrijven zijn er 7000+ tools met elkaar te koppelen, echt enorm!
Stel je voor: een nieuwe klant vult een formulier in op je website. Zapier kan automatisch deze informatie doorsturen naar je CRM, een taak of bord aanmaken in Trello, Google Drive aanmaken en delen, een welkomstmail versturen via je e-mailmarketing tool, ze op de juiste lijsten en in funnels zetten, en een notificatie sturen naar je team. En dat allemaal zonder dat jij een vinger hoeft uit te steken. Een automatische onboarding is op deze manier heel dichtbij. En zo zijn er nog meer processen te automatiseren via Zapier.
Door Zapier strategisch in te zetten, kun je uren per week besparen op routinetaken. Dit geeft je de vrijheid om je te concentreren op de aspecten van je bedrijf die echt jouw aandacht vereisen, zoals strategieontwikkeling of persoonlijk contact met klanten.
Mailblue: het hart van je bedrijf
Mailblue (een Nederlandse reseller van ActiveCampaign), is meer dan alleen een e-mailmarketingtool. Het is, zoals ik het graag noem, het hart van je bedrijf. De kracht van Mailblue ligt in de uitgebreide integratiemogelijkheden en geavanceerde automatiseringsopties.
Met Mailblue kun je niet alleen nieuwsbrieven versturen, maar ook complexe marketingautomatiseringen opzetten. Denk aan gepersonaliseerde klantenreizen, geautomatiseerde follow-ups na aankopen, masterclasses of weggevers, of zelfs het segmenteren van leads op basis van hun gedrag of status.
Door slim gebruik te maken van Mailblue, kun je veel tijd besparen op je marketingactiviteiten. Je kunt relevante content op het juiste moment naar de juiste persoon sturen, zonder dat je hier dagelijks mee bezig hoeft te zijn. Dit resulteert niet alleen in tijdwinst, maar ook in een verbeterde en persoonlijkere klantervaring, en dus ook meer winst in je bedrijf.
Buffer: efficiënte social media planning
Social media kan een enorme tijdslurper zijn voor ondernemers. Enter Buffer, een tool die je helpt bij het plannen en beheren van je social media content. Met Buffer kun je in één sessie content voor meerdere platforms vooruit plannen, wat je veel tijd en mentale energie bespaart gedurende de week.
De gratis versie van Buffer is al zeer capabel, maar voor ondernemers die echt willen optimaliseren, biedt de betaalde versie extra functionaliteiten die nog meer tijdwinst kunnen opleveren. Denk aan geavanceerde analyses, eerste commentaar-suggesties, en de mogelijkheid om content voor Instagram te plannen met de eerste comment.
Door je social media strategie te stroomlijnen met Buffer, creëer je consistentie in je online aanwezigheid zonder dat het een dagelijkse last wordt. Dit geeft je de ruimte om je te focussen op andere aspecten van je bedrijf, wetende dat je social media op orde is.
Castmagic: podcast recycling naar andere content
Voor ondernemers die een podcast hebben of erover nadenken er een te starten, is Castmagic een geweldige tool. Deze AI-aangedreven software zet je podcast-afleveringen om in geschreven content, zoals blogposts, social media posts, en nieuwsbriefitems.
Het grote voordeel hiervan is dat je met minimale inspanning je podcastcontent kunt hergebruiken voor andere marketingdoeleinden. Dit bespaart niet alleen tijd in content creatie, maar zorgt ook voor een consistente boodschap over verschillende platformen heen.
Door Castmagic te integreren in je workflow, maximaliseer je de waarde van elke podcastaflevering die je produceert. Het stelt je in staat om met één stuk content meerdere marketingkanalen te voeden, wat resulteert in een efficiëntere content strategie.
Plug&Pay of Kennis.shop : je check-outs automatisch verwerken
Voor ondernemers die digitale producten of diensten verkopen, zijn platformen als Plug&Pay of Kennis.shop onmisbaar. Deze tools automatiseren het verkoopproces van je online aanbod, van betaling tot levering.
Met deze platformen kun je eenvoudig productpagina’s opzetten, betalingen verwerken, en automatische toegang verlenen tot je digitale producten. Door je verkoopproces te automatiseren met een van deze tools, creëer je niet alleen een naadloze ervaring voor je klanten, maar bespaar je ook veel tijd.
Tidycal: hét voordelige alternatief van Calendly
Tidycal is een gebruiksvriendelijke tool voor het plannen van afspraken die veel tijd kan besparen in je dagelijkse workflow. In plaats van heen en weer te e-mailen om een geschikt moment te vinden, kun je met Tidycal een link delen waarop mensen zelf een afspraak kunnen inplannen op basis van jouw beschikbaarheid.
Deze tool integreert naadloos met je bestaande agenda en kan zelfs automatisch Zoom-links genereren voor online meetings. Door het planningsproces te automatiseren, elimineer je niet alleen de tijdrovende taak van het coördineren van afspraken, maar verminder je ook de kans op dubbele boekingen of vergeten afspraken.
Tidycal helpt je om je tijd efficiënter in te delen en geeft je meer controle over je agenda, wat essentieel is voor het creëren van een gestructureerde en productieve werkdag.
Manychat: Automatiseer je interactie op Instagram
Manychat is een krachtige tool voor het automatiseren van je interacties op social media en website. Deze tool stelt je in staat om geautomatiseerde conversaties op te zetten op verschillende platformen.
Door veelgestelde vragen te automatiseren en klanten snel naar de juiste informatie te leiden, kan Manychat een aanzienlijke hoeveelheid tijd besparen die anders zou worden besteed aan het beantwoorden van repetitieve vragen. Dit geeft je de ruimte om je te concentreren op meer complexe klantvragen die echt jouw persoonlijke aandacht vereisen.
Het implementeren van de juiste tools in je bedrijf kan een wereld van verschil maken in hoe je je tijd besteedt en hoe efficiënt je kunt werken. Door slim gebruik te maken van deze 8 tools – Trello, Zapier, Mailblue, Buffer, Castmagic, Plug&Pay/Kennis.shop, Tidycal en Manychat – kun je significante tijdwinst realiseren en je bedrijfsprocessen optimaliseren.
Maar onthoud: geen enkele tool is zaligmakend op zichzelf. Het gaat erom hoe je deze tools integreert in je bestaande workflow en afstemt op jouw specifieke behoeften en werkwijze. En ook: als jouw workflow of persoonlijke voorkeuren om andere tools vraagt is dat ook helemaal oke. Het is nooit one-size-fits-all. Het gaat om de juiste tools te selecteren die jouw unieke bedrijfsprocessen ondersteunen en verbeteren.
Op mijn website vind je een super fijne en uitgebreide lijst met al mijn favoriete tools. Hier vind je nog meer aanbevelingen en tips om je bedrijfsprocessen te stroomlijnen.
Wil je echt een sprong maken in het optimaliseren van je workflow en het creëren van meer tijdwinst? Doe dan mee 3-maanden traject ‘Go with the Workflow’. In dit 1:1 traject werk ik persoonlijk met je samen om je hele bedrijfsvoering onder de loep te nemen en te optimaliseren. We kijken niet alleen naar de tools die je gebruikt, maar ook naar je systemen, processen, planning en zelfs je mindset rondom productiviteit.
Meer informatie over dit traject vind je hier. Je kunt ook direct een om een gratis wake-up call inplannen. Samen maken we jouw onderneming efficiënter, zodat jij jouw tijd kunt besteden aan dingen die veel belangrijker zijn.