In deze blogpost vertel ik je waarom een VA niet altijd de oplossing is als je het druk hebt. Want waarschijnlijk heb je het gevoel dat je altijd achter de feiten aanrent en dat een VA wel de meest efficiente manier is. Als ondernemer is het ook heel verleidelijk om direct iemand in te schakelen om taken over te nemen. Als online workflow specialist help ik ondernemers met het stroomlijnen van hun bedrijfsprocessen en het slimmer inrichten van hun onderneming. Door zes pijlers te combineren – automatiseren, systemen en processen, structuur en overzicht, projectmanagement, planning, en mindset – begeleid ik ondernemers naar meer tijdwinst, rust en focus. In deze blog leg ik uit waarom het niet altijd verstandig is om direct een VA in te schakelen en hoe je voorkomt dat je chaos over de schutting wordt gegooid.
Waarom een VA niet altijd de oplossing is
Veel ondernemers zoeken in paniek naar een VA zodra ze het gevoel hebben dat ze hun werk niet meer aankunnen. Het lijkt een logische oplossing: je hebt te veel werk, dus je besteedt taken uit. Maar hier schuilt een valkuil. Als jouw werkprocessen niet duidelijk zijn, gooi je eigenlijk alleen maar je chaos over de schutting. Dit leidt tot vragen van je VA, uitvoerende taken die vastlopen en een hoop frustatie aan beide kanten. Je VA kan simpelweg niet efficiënt werken zonder een duidelijke workflow en heldere instructies.
Het inschakelen van een VA zonder eerst je processen te stroomlijnen, kan dus een averechts effect hebben. Je VA zal vastlopen op onduidelijkheden, voortdurend om toelichting vragen, en extra tijd besteden aan het uitzoeken van zaken die jij had kunnen voorbereiden. Dit maakt het proces niet alleen tijdrovend, maar ook kostbaar. Door dus eerst je processen te optimaliseren, creëer je een stevige basis waarop je VA kan bouwen. Dit betekent dat je pas een VA inschakelt als deze direct productief kan zijn. Daarnaast zijn veel taken die nu tijd vreten, te automatiseren – zonder dat daar een VA aan te pas komt.
Dus misschien heb jij nu niet direct die VA nodig. Wat je nodig hebt, is een efficiënte workflow en een geoptimaliseerd proces. En vanuit daar kun je gaan uitbesteden, vanuit een gestuctureerde basis. Ik zeg dus altijd: optimaliseer eerst je processen en als je dan afgekaderde of routinetaken hebt, kun je die altijd kwijt bij een VA, die dan ook direct vanaf het eerste uur bijdraagt aan de ontwikkeling van je bedrijf.
Wat geoptimaliseerde processen voor je kunnen doen
Een efficiënte workflow begint met het in kaart brengen van je werkprocessen. Dit helpt je om:
- Overzicht te krijgen over alle taken binnen je bedrijf.
- Inefficiënties en bottlenecks te identificeren en te elimineren.
- Duidelijke stappenplannen te creëren voor taken die je kunt delegeren of automatiseren.
Door je processen stap voor stap te analyseren en te stroomlijnen, leg je een fundament voor slimmer ondernemen. Dit maakt niet alleen het werk voor een VA eenvoudiger, maar geeft jou ook direct meer rust en overzicht. Bovendien ontdek je vaak dat veel repetitieve taken eenvoudig te automatiseren zijn met tools zoals Trello en/of Zapier.
Het belang van structuur en mindset
Naast geoptimaliseerde processen is een sterke structuur essentieel. Een duidelijke maand-, week- en dagplanning helpt je om grip te houden op je taken en voorkomt dat je wordt geleefd door de waan van de dag. Met een goede planning kun je prioriteiten stellen en je focussen op wat echt belangrijk is. Maar efficiënter ondernemen vraagt ook om de juiste mindset. Durf kritisch te kijken naar je huidige werkwijze en stel jezelf de vraag: kan dit slimmer? Moet ik deze taak zelf doen, of kan ik het automatiseren? Door bewust te kiezen voor efficiënte oplossingen, kun je lichter ondernemen en meer tijd overhouden voor wat echt belangrijk is.
Wil jij je workflow optimaliseren en meer tijdwinst creëren? In mijn 3-maanden traject Go with the Workflow help ik je om een efficiënte workflow op te zetten die past bij jouw bedrijf. Dit traject is perfect voor ondernemers die rust, overzicht en structuur willen ervaren in hun dagelijkse werk.
Ben je nog niet klaar voor een traject? Doe dan mee aan mijn gratis challenge De eerste 3 stappen naar tijdwinst. Hier leer je hoe je direct meer overzicht en structuur in je bedrijf kunt brengen.
Vergeet me niet te volgen op LinkedIn of Instagram. Hier deel ik veel inspiratie, tips en praktische oplossingen om jouw online workflow next level te brengen voor meer rust, headspace, tijdwinst, continuïteit én winst!