Als ondernemer droom je van vrijheid, flexibiliteit en meer tijd, focus en rust. Maar de realiteit is vaak anders. Je voelt je geleefd door je bedrijf, overspoeld door eindeloze taken en administratie. Je verliest de controle en je creativiteit is ver te zoeken. Herken je dat gevoel? Je bent niet de enige die ’s avonds uitgeput op de bank ploft, je afvragend waar al die uren naartoe zijn gevlogen. Gelukkig is er hoop! Je kunt écht uit die vicieuze cirkel kruipen. Ik geef je wat inspiratie en slimme trucjes in deze blogpost. Een efficiente workflow is voor iedere ondernemer te realiseren. Het vraagt alleen om kennis, inzicht en tijd (juist ja, om tijdwinst te creëren).
Dus: laten we je workflow eens onder de loep nemen! Dit heeft namelijk ontzettend veel voordelen, zoals:
- Tijdbesparing: Zodat je niet de hele dag taakjes aan het aftikken bent (want die automatiseer je), zodat je meer tijd hebt voor strategie en ontwikkeling (en ook omzetverhoging)
- Meer focus: Want je ervaart meer rust in je hoofd door overzicht en structuur en je besteedt je energie aan datgene waarom je bent gaan ondernemen.
- Minder fouten: Want geautomatiseerde processen zijn consistenter en betrouwbaarder
- Vrijheid: Jep, ook als jij even niet werkt, kunnen een aantal zaken toch netjes doorlopen en jouw VA kan de honeurs verder waarnemen.
Door processen te automatiseren en je workflow te optimaliseren, creëer je dus niet alleen meer tijd, maar ook meer rust en balans in je leven als ondernemer. Slimmer ondernemen, zoals ik het ook wel noem, vraagt om een aantal belangrijke sleutelelementen die ik hieronder uitgebreid met je deel.
Structureer je diensten
Creëer duidelijke pakketten en trajecten in je aanbod. Wanneer je dit gaat doen kun je veel in de klantreis en in de levering ervan automatiseren, maar bijvoorbeeld ook het offerteproces stroomlijnen, zodat je je aanbod sneller verkoopt. Of maak meer gebruik van vaste tarieven. Wees creatief hierin. Dit geeft overzicht voor zowel jou als je potentiële klanten. Klanten houden van transparantie en kunnen zo sneller beslissen. Zorg dat je informatievoorziening zo volledig en overzichtelijk mogelijk is. Hoe sneller jij handelt, hoe sneller jouw potentiële klant voor jou kan kiezen.
Automatiseer je onboarding
Een geautomatiseerde onboarding voor nieuwe klanten is een slimme stap naar efficiënter ondernemerschap. Stiekem gaat hier best veel tijd in zitten en het enige wat je écht niet wil is dat je jouw klant hebt toegezegd vandaag nog alles zou mailen, en er 2 dagen later achter komt dat je dit bent vergeten. Hierdoor verliest je klant vertrouwen en voelt zich niet gezien. Met Zapier kun je een naadloos proces creëren dat start zodra een klant zich aanmeldt. Van het versturen van welkomstmails en het verzamelen van belangrijke informatie tot het inplannen van een eerste gesprek en alle administratieve handelingen die jij normaliter handmatig doet ter voorbereiding – alles verloopt automatisch. Dit bespaart niet alleen kostbare tijd, maar zorgt ook voor een consistente en professionele ervaring voor elke nieuwe klant en legt de basis voor een sterke samenwerking.
Maak van plannen je prioriteit
Een ondergeschoven kindje als je het mij vraagt: je planning. Zorg dat je in kaart brengt welke taken zich vaak herhalen. Zorg ervoor dat je wekelijks tijd neemt om je weekplanning te maken, maar plan die niet helemaal vol. Het is slim om altijd ruimte te houden voor onvoorziene taken. Of bijvoorbeeld voor zaken zoals wanneer het internet eruit ligt. Zelf werk ik graag met Trello, omdat hierin alles van mijn bedrijf staat en ik borden met elkaar kan koppelen voor overzicht. De uitgebreide automatiseringsmogelijkheden van Trello zorgen ervoor dat terugkerende taken automatisch worden ingepland en deadlines niet worden gemist. Door consequent te plannen en te prioriteren met Trello, verhoog je je productiviteit, houd je beter grip op je projecten en creëer je uiteindelijk meer tijd voor groei en innovatie in je onderneming.
Documenteer processen
Analyseer je processen, maak ze efficiënter, kijk wat je kunt standaardiseren of automatiseren. Gedocumenteerde processen vormen de basis voor verdere automatisering. Door regelmatig je processen te documenteren en bij te werken, bouw je aan een flexibele en veerkrachtige organisatie die klaar is voor groei en verandering. Dit kost ook tijd, maar echt: het betaalt zich ruimschoots terug. Dit is één van de belangrijkste onderdelen als je tijd wilt besparen, maar het is ook super handig als back-up, of als je je team wil uitbreiden. Zie het als de blauwdruk van je bedrijf. Als je er niet bent, weten teamleden ook wat ze moeten doen. Ongeacht wie het doet. Altijd handig! Want hoe ga jij diegene anders voorzien van alle informatie? Er is winst te behalen op alle vlakken als je hiermee aan de slag gaat.
Last but zeker nog least: kies je tools zorgvuldig!
Het kiezen van de juiste tools is super essentieel. You hate them or you love them… Maar zie het als de ruggengraat van je bedrijf. Zonder slimme tools ben je nergens. Maar first things first: er is geen tool de allerbeste. Het ligt helemaal aan je bedrijf en je aanbod, hoe jij werkt en welke persoonlijke voorkeuren je hebt. Wat ik dus wil zeggen: laat je niet gek maken en kijk naar wat voor jóu werkt. Maar wees wel kritisch.
Ben je benieuwd welke tools ik adviseer en waar ik zelf mee werk? Ik heb al mijn favoriete tools verzameld in één handig overzicht.
Het gaat ook over jouw skills
Een efficiënte workflow draait niet alleen om geautomatiseerde processen en slimme systemen; het vereist ook de ontwikkeling van een aantal vaardigheden. Timemanagement, het stellen van duidelijke grenzen en projectmanagement zijn onmisbaar voor ondernemers die willen groeien. Maar bijvoorbeeld ook slim plannen en taken afhandelen, zoals taken ‘batchen’ verhogen je productiviteit enorm. Het vermogen om taken te ‘batchen’ – soortgelijke werkzaamheden groeperen en in één keer afhandelen – verhoogt de productiviteit aanzienlijk. Hiermee werk je automatisch ook aan een gezondere werk-privébalans.
Overweldigd door deze blog? Of te weinig tijd om hem helemaal te lezen?
Kan ik me voorstellen – het is ook een lange blogpost met veel informatie. Maar toch wilde ik hem graag schrijven om je inspiratie te geven in de mogelijkheden. Want die zijn eindeloos. En dat is gunstig, maar ook een gevaar want je kunt je er enorm in verliezen en het uitzoeken wat voor jou goed werkt gaat af van je toch al kostbare tijd.
Maar gelukkig heb je mij daarvoor!
Mijn 1-op-1 traject ‘Go with the Workflow’ is speciaal ontworpen om jou als ondernemer te ondersteunen bij het optimaliseren van je processen en het implementeren van slimme automatiseringen.
In dit 3 maanden durende traject:
- Analyseren we je huidige workflows en identificeren knelpunten
- Ontwikkelen we een op maat gemaakt plan om slimmer te ondernemen
- Implementeren we efficiënte systemen en tools
- Breng ik je vaardigheden bij op het gebied van planning en projectmanagement, ga je leren jouw grenzen nog beter te kunnen respecteren
Waar wacht je nog op? Tijd is kostbaar, dus let’s go with the flow… euh, workflow! Plan vrijblijvend jouw Wake-up call in om te kijken of het traject iets voor je is en welke kansen ik voor je zie. Tot gauw!